큰 회의실 쪼개니 업무 효율성이 두 배로..시스코, 사무공간 새단장

#. 시스코시스템즈코리아의 김모 대리는 팀회의가 잡힐때마다 고역이었다. 회사에 몇 개 안되는 회의실을 확보하기 어렵기 때문이다. 미리 회의실 예약을 해두지 않으면 회의시간을 옮기거나 외부공간을 이용하는 경우가 많았다.

김대리의 고민은 지난달 시스코가 업무공간을 바꾼후 사라졌다. 넓은 회의실이 소규모로 바뀌어 곳곳에 생겼다.

수시로 팀별 미팅을 할수도 있고, 예약할 필요도 없었다.

시스코는 최근 사무공간을 확 바꾸면서 회의실을 대대적으로 개편했다. 크고 사용빈도가 적은 회의실을 작게 쪼게 여러 곳에 배치했다. 부서나 팀원이 수시로 모여 회의할 수 있는 '허들 룸'이다. 허들이란 운동선수들이 수시로 얼굴을 맞대고 작전을 짠다는 의미다. 허들룸이란 팀원들이 수시로 쓸 수 있는 소규모 회의공간인 셈이다.

시스코는 지난 2개월간 사무공간을 개편하면서 임원실 18개를 없앴다. 예약해야 쓸 수 있는 대형 회의실도 21개에서 15개로 줄였다. 그 대신 18개의 허들룸을 만들어 사무실 곳곳에 배치했다. 각각 4명 안팎의 인원이 수시로 모일 수 있는 자리다. 320여명의 직원 고정석은 모바일 데스크 245개로 줄였다. 고정 근무공간을 줄이고 수시 회의공간을 늘린 셈이다. 그 대신 집에서 업무를 보는 직원이 늘었다.

시스코 관계자는 "대다수 기존 사무실의 회의실은 크고 몇 개 없기 때문에 예약을 해서 써야 하고, 이마저도 예약해놓고 쓰지 않는 '노쇼(no show)'현상도 많이 발생했다"면서 "소형 회의실이 곳곳에 있어 직원들이 예약없이도 수시로 활용하는 등 업무 효율을 높였다"고 말했다.

시스코는 주로 허들룸을 이용해 팀원들끼리 빈번하게 수시로 모여 업무 효율을 높였다. 재택근무하는 인원이 늘면서 어떻게 모든 팀원이 업무 내용을 공유할지는 고민꺼리였다. 시스코는 이 문제를 '웹엑스' 솔루션으로 해결했다. 허들룸에 영상회의를 할 수 있는 일체형 장비를 비치했다. 대형 모니터에 카메라, 마이크가 함께 달려있고, 쓴 내용을 공유할 수 있는 전자 칠판까지 허들룸에 함께 배치했다.

허들룸은 현재 글로벌 기업이나 스타트업 위주로 널리 퍼지고 있다. 다만 대다수 기업들이 유연한 공간을 만들었지만 원격화상회의 등의 시스템을 갖춰놓지 못한 경우가 많다.

시스코 관계자는 "허들룸은 대형 회의실보다 유연하게 협업하기 위해 만드는 공간인데 와인하우스에 따르면 마이크와 카메라까지 원격화상회의 장비를 완벽히 갖춘 허들룸을 보유한 곳은 20%가 되지 않는다"면서 "시스코는 자체 웹엑스 솔루션을 통해 재택근무직원, 외근 직원까지 함께 소통할 수 있게 허들룸의 기능을 업그레이드 했다"고 말했다.

[e-mail] 김성환 기자